اجزاي يک سامانه ايآرپي
برنامه‌ريزي منابع سازماني (ايآرپي) اصطلاحي است که جهت توصيف زماني مورد استفاده قرار ميگيرد که يک کسب و کار همه کارکردها، عمليات و بخشهايش را در يک سامانه رايانه‌اي و پايگاه‌داده ادغام ميکند. يک سامانه موفق ايآرپي بايد جامع باشد به‌طوريکه کل شرکت بتواند از آن استفاده کند اما همچنين بايد پيمانه‌اي (ماژولار) باشد به‌طوريکه تک‌بخشهاي درون يک کسب و کار نيازهاي خاص‌شان را برآورده‌سازند. اين امر ازطريق نرم‌افزار ايآرپي انجام‌ميشود که به‌صورت خاص براي شرکت خاص طراحي شده باشد.
ماژولها
اولين جزء حياتي براي موفقيت پياده‌سازي ايآرپي نرم‌افزار ماژولار است. نرم‌افزار ماژولار کارهاي کاملاً متفاوتي براي هر بخش خاص درون يک کسب و کار انجام ميدهد. هرچند اين نرم‌افزار به‌طور معمول همه بخشها را مطابق با گفته ERPFans.com شامل ميشود، يک سامانه ايآرپي ميتواند مجموعه واحدي از نرم‌افزارها را ارائه دهد که براي هردو بخش حسابداري و حقوق و دستمزد کار کند. اين کليد موفقيت ايآرپي است. به‌نوبت، هر بخش بايد نرم‌افزار کاملاً متفاوت و ناسازگار خود را اجرا کند. وقتي يک راهکار نرم‌افزاري ميتواند به اين همه رسيدگي کند، اين امر برنامه‌ريزي، بودجه‌بندي و به طريقي ديگر اجراي کسب و کار را بي‌نهايت ساده‌تر ميکند.
پايگاه‌داده جامع
نرم‌افزار ايآرپي بايد يک پايگاه‌داده جامع داشته باشد. بدون يک پايگاه‌داده واحد، نرم‌افزار ماژولار از طريق سامانه‌هاي مختلف ذخيره ميشود و در دسترس قرار ميگيرد، که نياز به زمان و تلاش بيشتر دارد. امکان برقراري ارتباط و به‌اشتراک‌گذاري ساده‌تر اطلاعات بين بخشهاي مختلف در کارآمد کردن کارکردهاي کسب و کار کمک ميکند و تک ماژولهاي نرم‌افزار ازطريق عمل به‌صورت يک کل، بهره‌وري افزوده را فراهم ميکنند.
بکارخوري
پياده‌سازي سامانه ايآرپي به‌طور معمول نياز به تغييرات بسياري در درون شرکت دارد. علاوه بر تعويض رايانه‌ها يا نصب نرم‌افزار جديد، يک سامانه ايآرپي موفق به‌طور خاص براي مطابقت با نيازهاي يک شرکت خاص سفارشي‌دوزي ميشود. NetworkDictionary.com هشدار ميدهد که يک سامانه ايآرپي کامل براي موفقيت در يکپارچه‌سازي بخشها و محل‌هاي بسيار درون يک شرکت بزرگ ميتواند سالها طول بکشد. يک سامانه ايآرپي بايد به‌منظور دستيابي به سازگاري کامل به‌طورخاص به اين روش سفارشي‌دوزي شود. حتي يک ماژول ناسازگار از نرم‌افزار ميتواند کل سامانه را ويران کند.
منابع
- ERP Fans: Enterprise resource planning
- Network Dictionary: ERP System Components and Implementation Process
- CIO: ERP Definition and Solutions
کارکرد
اجزا يا ماژولها در يک سامانه ايآرپي ميتواند از فروشنده به فروشنده متفاوت باشد. هيچ فهرست استانداردي از برنامه‌هايي که بايد ايآرپي را آرايش دهد وجود ندارد. بسته‌هاي معمول عبارتند از مديريت مالي، منابع انساني و حقوق و دستمزد، فرايند سفارش‌پذيري، فرايند ارتباط با مشتري، و توليد و برنامه‌هايي مانند مديريت زنجيره تامين. برخي فروشندگان در صنايع خاص مانند آموزش عالي که مديريت دانشجو بخشي از مجموعه ايآرپي است تخصص دارند.
ويژگيها
ويژگيهاي مهم يک ايآرپي ادغام داده‌ها، بروزرساني لحظه‌اي اطلاعات، نگاه و احساس استاندارد، و توانايي نگهداري اهداف سازماني درون سامانه به‌طوريکه مديريت بتواند همه‌چيز را از يک منبع واحد گزارش کند.
منابع
- ERP Fans: Enterprise Resource Planning
فرايند انتخاب برنامه‌ريزي منابع سازماني
يک سامانه برنامه‌ريزي منابع سازماني امکان ارتباط آسان بين بخشهاي عملياتي مختلف يک سازمان را برقرار ميکند. و اجازه ميدهد اطلاعات مديريتي به آساني در سراسر سازمان جريان يابد. شرکتها اميدوارند پياده‌سازي يک سامانه ايآرپي به آنها در افزايش بهره‌وري و سودآوري کمک کنند. فرايند انتخاب نرم‌افزار مناسب مستلزم اين است که يک سازمان نيازهاي عملياتش را بداند. اين فرايند وقت‌گير بوده و ممکن است مخاطره آميز باشد. بنابراين، برنامه‌ريزي و توسعه و تدوين راهبردها به‌طوريکه انتخاب يک سامانه ايآرپي نتايج مثبتي براي يک شرکت به ارمغان بياورد مهم است.
نظارت بر روند
شرکتها بايد يک هيئت يا يک شرکت مشاور را جهت نظارت بر روند پياده‌سازي يک سامانه ايآرپي انتخاب کنند. هيئت شما بايد شامل افرادي با تجربه فني و کارکردي ايآرپي باشد. اين گروه نيازهاي شرکت را ارزيابي ميکنند، فروشندگان را ارزيابي ميکنند و با فروشندگان تا آنجا که ممکن است جهت رسيدن به اهداف اين شرکت ارتباط برقرار ميکنند. هيئت انتخاب همچنين در تلاش براي شناسايي ناکارآمديهاي عملياتي وروديهايي را از کارکنان ميگيرد. اگر شما افراد باتجربه جهت خدمت به اين هيئت در شرکتتان نداريد، پس يک شرکت مشاوره که در اکتساب و پياده‌سازي ايآرپي تخصص دارد شرکتتان را بهره‌مند خواهد کرد.
شناسايي نيازها
گام اول در شناسايي نيازهاي سازماني شما ارزيابي نقاط قوت و ضعف شرکت در کارکنان، فن‌آوري، گردش‌کار، و عملکرد است. اگر شما يک سامانه ايآرپي قديمي داريد و در حال جايگزين کردن آن هستيد، بايد قابليتها و کاستي‌هاي اين سامانه را طوري ارزيابي کنيد که بدانيد نيازتان در يک سامانه جديد چيست. هيئت انتخاب بايد اهدافي که سازمان مايل است با پياده‌سازي يک سامانه جديد ايآرپي به آن برسد را مشخص کند.
جستجوي فروشندگان
در هنگام جستجو بدنبال يک فروشنده منابع سازماني، هيئت انتخاب بايد امکانات و ابزار کارکردي که براي سازمان مهم‌ترين است را مشخص کند. گنجاندن ورودي مديريت دپارتماني در درک چگونگي پر کردن شکاف بين بخشها مهم است. برخي نرم‌افزارهاي ايآرپي ويژه يک صنعت خاص هستند و بقيه نرم‌افزارها در همه صنايع استفاده ميشوند. هيئت انتخاب بايد تصميم بگيرد که کدام گزينه براي سازمانش بهترين است. همچنين، شرکتها بايد درنظر بگيرند که آيا نرم‌افزار درصورتيکه سازمان شما رشد کند، مقياس‌پذير است يا خير. ملاقات با فروشندگان جهت نمايش نرم‌افزار مهم است، که به شما درک بهتري از اين ميدهد که آيا نيازهاي سازمان شما را برآورده ميکند يا خير.
پياده‌سازي
وقتي شما تصميم روي اي‌آرپي‌اي که براي سازمانتان ميخواهيد را فيصله ميدهيد، فروشنده نرم‌افزار بايد با شما در فرايند پياده‌سازي همراه شود. شما ممکن است متحمل هزينه‌هاي سخت‌افزاري اضافي شويد که براي پياده‌سازي سامانه نياز است، به خصوص اگر سازمان شما به دسترسي از راه دور نياز داشته باشد. اگر سازمان شما نياز به استخدام کارمند جهت نظارت بر فرايند انتخاب و پياده‌سازي داشته باشد ممکن است هزينه‌هاي اضافي بيشتري متحمل شود. اين مهم است که پيش از انتخاب از فروشنده درباره هزينه‌هاي پياده‌سازي سوال شود.
منابع
- ERP.com; ERP Selection Process; Kristine H.; January 2011
- On-line Consultant Software: How to Select an ERP
چگونگي مقايسه نرم‌افزار ايآرپي
اي‌آرپي‌ها گران‌قيمت هستند، هم ار لحاظ زمان و هم مبلغ. به گفته نيک مات، پياده‌سازي يک ايآرپي به‌طور متوسط شش ماه تا دو سال زمان ميبرد، و به نوشته مجله سي‌آي‌او، صدها هزار تا ميليونها دلار براي خريد و پياده‌سازي هزينه دربردارند. هنگام انتخاب يک ايآرپي، مقايسه‌هاي مختلف براي يافتن راهکار مناسب براي شما الزاميست.
دستورالعملها
1- گروهي از افرادي که از نزديک با نيازها، اهداف، امکانات رشد و موفقيت، و پيشينه کسب و کار آشنا هستند سازماندهي کنيد. و يک مدير پروژه براي رهبري اين پروژه تا به‌ثمر رسيدن آن تعيين کنيد.
2- ويژگيهاي ايآرپي را براي برآوردن نيازهاي کسب و کار شما با ملاقات با گروه اصلي افراد پياده‌سازي پروژه، مدير پروژه و اعضاي مديريت بالا تعيين کنيد. بودجه‌اي براي خريد ايآرپي و يک جدول‌زماني براي پياده‌سازي تعيين کنيد. فهرستي از نيازها، بودجه و جدول‌زماني بسازيد. و مطمئن شويد همه طرفهاي مربوطه يک نسخه از اين مستند دارند.
3- انتخابهاي اي‌آرپي‌تان را با فهرست قابليتهاي ايجاد شده در مرحله 2 مقايسه کنيد تا مشخص شود برمبناي اطلاعاتي که شرکتهاي ايآرپي تبليغ ميکنند کدام اي‌آرپي‌ها نيازهاي شما را برآورده ميکند يا ميتواند به‌سادگي يا با موفقيت براي برآوردن نيازهاي کسب و کار شما پيکربندي شود. فهرست ايآرپي اصليتان را به‌طور مناسب هرس کنيد.
4- با فروشندگان ايآرپي که به‌نظر ميرسد اي‌آرپي‌شان براي نيازهاي منحصربفرد سازمانتان مناسب است تماس بگيريد. يک ارائه نمايشي پردازه‌نويسي‌شده براي شرکتتان درخواست کنيد. نيازهاي شرکتتان را به‌اطلاع فروشنده برسانيد به‌طوريکه اين نيازها بتوانند در طول ارائه پرداخته شوند، به‌ويژه هرگونه مشکل يا فرايند زمان‌بري که نياز به کارآمدشدن توسط ايآرپي که ميخريد و پياده‌سازي ميکنيد دارد.
5- همه اعضاي مرتبط از گروه پياده‌سازي اصلي، مدير پروژه و هر عضو کليدي مديريت عالي را در نمايش پردازه‌نويسي‌شده حاضر نمائيد. همه بايد به هر نمايش امتياز دهند. براي بحث در مورد اينکه کدام اي‌آرپي‌ها بهترين تناسب را با نيازهاي کسب و کار دارد جلسه بگذاريد. فهرستي را که در مرحله 3 ايجاد کرديد به‌طور مناسب هرس کنيد.
6- تحقيقات بازار را روي اي‌آرپي‌هايي که مدنظر کسب و کارتان قرار دارد انجام دهيد، سعي کنيد تعيين کنيد کدام شرکتها به‌لحاظ مالي و فن‌آوري پايدار هستند. بهترين شرکتها آنهايي هستند که نيازهاي حال حاضر و آتي کسب و کار شما را پشتيباني کند و قادر باشد رشد و تکامل شما را تسهيل نمايد. امنيت مالي هر فروشنده را مقايسه کنيد، عواملي همچون جريان وجه‌نقد، توانايي آنها در ارائه پشتيباني بلندمدت و توسعه محصول، و هرگونه تعهد فوق‌العاده‌اي که فروشنده‌ها ممکن است داشته باشد را تعيين کنيد. به‌علاوه، ضروري است بر مسائلي مانند سودآوري، جايگاه در بازار، سهم از بازار ، وضعيت برزورساني، جايگاهشان در منحني نوآوري محصول، تواناييشان در ارائه پشتيباني فني، و چگونگي کيفيت ارائه آنها نيز توجه کنيد. اين اطلاعات ميتواند با ارتباط با مشتريان جاري (اکثر فروشندگان قادر خواهند بود چنين منابعي را ارائه دهند) و سازمانها و کسب و کارهايي که پيشينه اعتباري و وضعيت مالي و از اين دست جمع‌آوري ميکنند، دان اند براداستريت بزرگترين منبع از اين نوع اطلاعات است. فهرست مرحله 5 تان را به‌طور مناسب هرس کنيد.
7- بهاي مالي هريک از بقيه اي‌آرپي‌هاي مانده را مقايسه کنيد، چه‌مدت زمان براي پياده‌سازي نياز دارند، کدام ايآرپي قادر است نيازهاي جاري شما و نيازهاي زمان رشد کسب و کارتان را پشتيباني کند. ايآرپي که نيازهاي منحصربفرد کسب و کارتان را برآورده ميسازد را انتخاب کنيد.
منابع
آموزش و مشاوره ايآرپي
مشاوره ايآرپي
مشاوره توسط کارشناسان در حوزه‌هاي مرتبط و در مديريت پروژه انجام ميشود.
انواع
مشاوران ايآرپي در انواع مختلفي براي کمک به راهبردهاي مختلف پياده‌سازي مي‌آيند. مشاوران مديريت در انتخاب نرم‌افزار صحيح کمک ميکنند، در برنامه‌ريزي پروژه کمک ميکنند، در طراحي فرايندهاي کسب و کار کمک ميکنند، و مشاوره عمومي ارائه ميدهند. مشاوران پياده‌سازي نصب، پيکربندي، و آموزش کاربران براي استقرار سامانه جديد را بعده ميگيرند. برخي تخصص‌هاي ايآرپي شامل آموزش، آزمون فشار، و تنظيم پايگاه‌داده ميشود. مشاوران پياده‌سازي تمايل به عرضه خدمات کامل دارند، اما شما ميتوانيد از متخصصان در مراحل مختلف پروژه ايآرپي استفاده کنيد.
کارکرد
کارکرد اصلي مشاوره ايآرپي کمک به سازمانها در گذار به نرم‌افزار ايآرپي است. مشاوران ميتوانند به چرخه عمر کامل يک پروژه ايآرپي کمک کند، از تطابق احتياجات کسب و کار با نرم‌افزار صحيح تا مديريت تغيير درون يک سازمان به‌عنوان يک نتيجه از اين نرم‌افزار. مديريت تغيير ميتواند تنها به اهميت پيکربندي و آزمون باشد. پس از استقرار سامانه، مشاوران ايآرپي ميتوانند سامانه را با تنظيم اجزاي فني و رويه‌هاي کسب و کار نظارت و بهينه‌سازي کنند.
مزايا
درحاليکه مشاوران ايآرپي ميتوانند گران‌قيمت باشند، درصورت استفاده مناسب، باوجود پياده‌سازي يک سامانه بدون دردسرتر، مشاوران ميتوانند در زمان و پول صرفه‌جويي بوجود آورند. يکي از مزاياي کليدي "انتقال دانش" از مشاوران به کارکنان شما است که اگر به‌درستي انجام شود، شما را قادر خواهد کرد تا اعتماد به نفس کافي بدست آوريد و از دست مشاوران زودتر خلاص شويد.
ملاحظات
ايآرپي يا هر نوع ديگري از مشاور براي توصيه و ارائه تجربياتشان به يک پروژه ايآرپي وجود دارد. تصميمها بايد هميشه پس از اينکه مشاور دانش، نوصيه و به‌روشهاي صنعت را ارائه داد توسط مشتري اتخاذ شود.
وقتي به‌دنبال مشاوران يک ايآرپي ميگرديد تجربه دغدغه اصلي است. تجربه کار با مشتريان در صنعت خاص شما يک امتياز بسيار زياد است. هم به تجربه شرکت و هم کارکنانش نگاه کنيد.
آموزش
آموزش ايآرپي، چه به‌صورت تک به تک و چه در محيط کلاس درس، ميتواند با اين آغاز شود که فرايندهاي کسب و کار چگونه با پياده‌سازي اين فن‌آوري نرم‌افزاري تغيير ميکند. آموزش چگونگي کار با ماژولهاي خاص نرم‌افزاري براي اولين بار براي گروه پروژه و سپس بعد از آن براي کاربران نرم‌افزار ايآرپي انجام ميشود.
اهميت و نياز
کارکنان بايد درک کنند چرا سامانه‌هاي موجود سازمانشان به اين فرايند ايآرپي تبديل شده است. کارکنان آموزش‌نديده ميتوانند تاثير بدي بر اين سامانه بگذارند چون افراد بيشتري به نسبت قبل از اطلاعات يکسان استفاده ميکنند و ثبتهاي نادرست همه بخشها را تحت تاثير قرار ميدهد.
پياده‌سازي سامانه نرم‌افزاري ايآرپي جديد يا گستردن ماژولهاي جديد يا انتخاب ماژولهاي موجود سامانه‌هاي ايآرپي ميتواند يک پيش‌قدمي يا فعاليت سازماني پيچيده باشد. آموزش ايآرپي براي کمک به کارکنان در درک سامانه نرم‌افزاري برنامه‌ريزي منابع سازماني و پيامدهاي آن براي کسب و کار و عمليات آغاز ميشود. اين امر شامل آموزش کارکنان به‌صورت رسمي جهت بکارگيري و استفاده از اين فن‌آوري و يک فرايند گسترده انتقال دانش ميشود. آموزش ايآرپي ميتواند ترکيبي از جلسات آموزشي در داخل خانه و در محل و برخي دوره‌هاي بيروني تحت‌حمايت فروشنده باشد.
گروه آموزش
گروه آموزش به‌طورکلي درست پيش از يا در طول مرحله اوليه استقرار راهکار ايآرپي تشکيل ميشود. اين گروه شامل مشاوران و کارشناسان فروشنده ايآرپي که راهکار نرم‌افزاري ايآرپي را عرضه کرده و مستقر ميکنند، فروشندگان سامانه و انتخابهاي دقيق روساي واحدهاي کسب و کار و اعضاي گروه آي‌تي سازمان ميشود. به اين گروه مسئوليتهاي آموزش، تعليم کارکنان، همکاري در هماهنگ‌سازي برنامه‌ها و جلسات اين گروه و مديريت ساير روشهاي آموزش تفويض ميشود.
تمرکز
کارکنان بايد با دانشي درباره تواناييها و محدوديت‌ها، هزينه نگهداري و راهبردهاي مديريت داده‌هاي سامانه جديد تجهيز شوند. کارکنان بايد آموزش ايآرپي متناسب با نقشهايشان در يک سازمان داشته باشند. براي نمونه: يک مدير بايد تجربه گروهي خود از سامانه‌هاي ايآرپي را با هم‌گروهانش در ميان بگذارد. آموزش مديران بايد صحبت درباره تاثير احتمالي سامانه جديد باشد.
بها
بهاي آموزش شامل هزينه‌هاي مشاور، زمان کسب و کار اختصاص يافته کارکنان و زيان کسب و کار هنگاميکه کارکنان در حال آموزش هستند ميشود. دونالد بورلسون از بورلسون کانسالتينگ، اشاره ميکند که يک گزارش آموزش کاربر نهايي ساپ توسط گارتنر کانسالتينگ نشان داد که، شرکتهاي داراي يک بودجه آموزش کمتر از 13 درصد هزينه کل، موفقيت کمتري در پروژه ايآرپي در مقايسه با آنها که حداقل 17 درصد صرف آموزش کرده‌اند داشته‌اند.
مهارتهاي فني
مهارتهاي فني مرتبط با مشاوره و آموزش به برنامه‌نويسي نرم‌افزار، سفارشي‌سازي، شبکه، سخت‌افزار و کوچاندن داده‌ها مربوط ميشود.
فرايندهاي کسب و کار
مهارتهاي تغيير فرايند کسب و کار مرتبط با آموزش و مشاوره خاص نرم‌افزار نيستند. اينها برميگردد به درک شيوه تغيير فرايندهاي کسب و کار و اينکه اين تغييرات چگونه انجام کار با سامانه جديد توسط افراد را تحت تاثير قرار ميدهد.
نرم‌افزار
نرم‌افزار ايآرپي شيوه‌هاي خاصي براي فعال‌سازي فرايندهاي کسب و کار دارد پس نياز به آموزش اين نرم‌افزار وجود دارد. مشاوره کمتر به بسته نرم‌افزاري خاص بستگي دارد اما نياز به تخصص در اين زمينه دارد که اين نرم‌افزار چگونه فرايندهاي کسب و کار را تغيير ميدهد.
منابع
پياده‌سازي اي‌آرپي‌چيست؟
برنامه‌ريزي منابع سازماني، يا ايآرپي، يکپارچه‌سازي داده‌ها در يک سازمان تحت يک بستر معمول است. هدف ايآرپي تسهيل در چگونگي پيگيري اطلاعات و اطمينان از شفافيت در تمامي فرايند است.
نصب ايآرپي
نصب سامانه ايآرپي با يک درک صحيح از اصول ايآرپي آغاز ميشود. شرکتها بايد بستر نرم‌افزاري مناسب را که نرم‌افزار موجود شرکت را يکپارچه خواهد کرد گزينش کنند، و اين تنها از طريق برنامه‌ريزي وسواس‌گونه ممکن ميشود.
مزاياي ايآرپي
ايآرپي منافعي را بدنبال دارد که عبارتند از: يک معماري برنامه‌هاي واحد با رابطهاي کاربري محدود، خودکارسازي وظايف سراسري، مديريت دسترسي به اطلاعات در سراسر يک انتخاب گسترده از برنامه‌ها و پشتيباني براي سامانه‌هاي کوچک و مختلف.
بهاي ايآرپي
بخاطر غناي کارکردهاي ايآرپي، انعطاف‌پذيري سامانه به‌طور قابل توجهي کاهش ميابد. يکپارچگي داده‌ها حياتي‌تر ميشود چون وقتي يک خطايي رخ دهد اثرات موج‌دار آن در سراسر سامانه تجربه خواهد شد.
تاثير بر فرهنگ سازماني
يک سامانه ايآرپي فرهنگ سازماني يک شرکت را تغيير ميدهد يا در ارزشها، مهارتها و عادات شخصي کارکنان آن، يا در روش کار سازمان. اين اثرات به‌طور معمول دست‌کم گرفته ميشوند.
پياده‌سازي مؤثر ايآرپي
پياده‌سازي موفق ايآرپي نيازمند اين است که مديريت به‌طور کامل درباره مهارتهاي لازم و تغييرات فن‌آوري اطلاعات مورد نياز مطلع شود. مديران همچنين بايد يک بازه زماني مناسب براي پياده‌سازي را بپذيرند.
سناريوي نمونه ايآرپي
ايآرپي يک راهکار متمرکز براي جريان ورود و خروج اطلاعات عرضه ميکند. يک بخش خريد ميتواند از يک پايگاه‌داده متمرکز جهت مديريت و تعديل سفارشهاي مواد و افزايش يا کاهش سفارشهاي مشتري درصورت نياز استفاده کند. درحاليکه دسترسي به اطلاعات ساده‌تر ميشود، اين امر به جلوگيري از سردرگمي کمک ميکند.
منابع:
- Book: Successful ERP implementation the First Time
چگونگي آزمون سامانه‌هاي ايآرپي
آزمون سامانه ايآرپي براي اطمينان از استقرار سامانه استفاده ميشود، که شامل ويژگيها، رويه‌هاي سفارشي يا دستي، و اجرا به‌صورت مورد انتظار ميشود. آزمون همچنين جهت بررسي اين بکار ميرود که سامانه در انطباق با احتياجات اوليه سامانه باشد.
دستورالعملها
1- يک آزمون غيررسمي از همه فرمها، گزارشها، رابطها، تبديل فرمت‌ها، و ارتقاهاي مربوطه انجام دهيد. بررسي کنيد که هر کدام به‌درستي کار ميکنند.
2- آزمون يکپارچگي را انجام دهيد، و همه فرايندها را به‌صورت يک کل آزمون کنيد نه عمليات تکي. اين مرحله براي اطمينان از اين است که سامانه ايآرپي به‌خوبي اجرا ميشود، جداول پيکربندي سامانه به‌درستي تنظيم شده، برنامه‌ها اجرا ميشوند و خروجيهاي سامانه قابل اعتماد هستند.
3- آزمون پس‌رفت را براي اطمينان از اينکه کارکرد موجود توسط کارکرد نصب‌شده جديد تحت تاثير قرار نميگيرد انجام دهيد. اين مرحله همچنين از صدمه ديدن کارکرد کسب و کار موجود جلوگيري ميکند.
4- آزمون عملکرد را انجام دهيد. اين کار براي بررسي اين بکار ميرود که اين نرم‌افزار، سخت‌افزار و زيرساختهاي شبکه خوب منظور شده‌اند و در حال اجرا به‌صورت کارآمد و موثر هستند. اين آزمون جهت اعمال فشار به‌اندازه کافي بر سامانه ايآرپي تحت سناريوهاي مبتني بر شبکه، شامل کارسازها و ايستگاههاي کاري راه‌دور لازم است. اين آزمون همچنين بايد فرايندهاي کسب و کار را که تمايل به ايجاد فشار بر تراکنش بالا يا حجم انبوه دارند آزمايش کند. نتايج آزمون عملکرد جهت اطمينان از اينکه عملکرد سامانه در تطابق با توافق‌نامه سطح خدمت خاص است ارزيابي خواهد شد.
5- آزمون تاييد کاربر را انجام دهيد. اين مرحله براي تاييد اين است که موارد آزمون بايد تحت سناريوي آزمون پذيرفته‌شده بدرستي کار ميکند. اطمينان از آزمون تاييد براي مديريت، کاربران نهايي و مديران سامانه رايانه‌ها انجام ميشود.
منابع
نقشها و مسئوليتهاي مجريان ايآرپي
نصب
فروشنده ايآرپي به‌طورمعمول در راس فرايند نصب است. با اين حال، گروه نصب همچنين بايد شامل کارشناسان فني خانه‌زاد نيز باشد. آنها سامانه را آزمون ميکنند و بررسي ميکنند که آيا قابليتهاي نياز به سفارشي‌سازي دارند يا خير. مجريان بايد بدانند که اگرچه سفارشي‌سازي ميتواند به بهبود منجر شود، اما همچنين ميتواند پياده‌سازي را نيز کند کند. اين امر همچنين ميتواند هزينه‌هاي اضافي را نيز باعث شود. بازه زماني براي نصب کامل بسته به اندازه و تغييرات ايجاد شده در سامانه بستگي دارد.
پشتيباني تعمير و نگهداري
مشاوران شخص ثالث به کارکنان خانه‌زاد در عملياتي کردن نرم‌افزار و سامانه ايآرپي کمک ميکنند. در اغلب موارد، سازمانها يک توافق‌نامه تعمير نگهداري جامع با يک شرکت يا فروشنده مشاور ايآرپي امضا ميکنند. اکثر توافق‌نامه‌ها يک دوره زماني را دنبال ميکنند و خدماتي مانند مرکز مشاوره‌هاي فني، تعميرات نرم‌افزاري و ارتقاهاي سامانه را شامل ميشوند.
امنيت و حريم‌خصوصي
از مجريان ايآرپي انتظار ميرود که به‌طور مستمر بر سامانه‌هاي امنيتي نظارت کنند و درصورت لزوم ارتقا دهند. آنها مطمئن ميشوند که فقط کارکنان تعيين شده به داده‌ها و فرايندهاي خاص دسترسي دارند. وقتي سامانه به دستکاري اطلاعات خصوصي ميرسد مجريان بايد سياستهاي روشني براي همه کارکنان در حال استفاده از سامانه طراحي کنند. اين امر شامل تدابير حساب‌دهي و جواب‌پس‌دادن کارکناني ميشود که چنين سياستهايي را نقض ميکنند.
آموزش
مجريان خانه‌زاد ايآرپي چگونگي تجربه و تخصص مورد نياز براي استفاده از سامانه و نرم‌افزار را مشخص ميکنند. آنها آموزشهاي کافي براي اينکه کاربران جديد به‌درستي قادر به اجراي سامانه شوند را ارائه ميدهند. مديران ايآرپي همچنين بايد افراد داراي نگرش و سطح شايستگي مناسب براي جايگاههاي کليدي را مشخص کنند. اين کارکنان به‌نوبه خود مجريان ايآرپي هستند. بنابراين، ديدگاهها و تجربه شخصي همراه با سامانه نيز بايد در ارزيابيها درخواست شده باشد.
ارزيابي
مجريان ايآرپي ارزيابيها جهت تحليل اثربخشي ايآرپي براي کسب و کار را انجام ميدهند. ارزيابي بايد درون يک دوره عملياتي ايآرپي همراه با يک فاصله زماني سه ماهه، شش ماهه و ساليانه انجام شود. اين بازبيني دوره‌اي تضمين ميکند که تعديلات اگر لازم باشند ميتواند بلافاصله اعمال شوند. مجريان مجموعه‌اي از معيارها براي ارزيابي ايآرپي را تدوين ميکنند. اين معيار بايد اين تشخيص را ممکن کند که آيا عملکرد ايآرپي همواره نيازها و اهداف سازمان را برآورد ميکند يا خير. اين امر بايد قادر به تعيين اين باشد که آيا پياده‌سازي ايآرپي درحال توليد بهره مالي بيشتر در مقايسه با هزينه‌هاي عملياتي هست يا خير.
منابع
مدت زمان معمول پياده‌سازي ايآرپي
مدت‌زمان معمول پياده‌سازي سامانه برنامه‌ريزي منابع سازماني (ايآرپي) به عوامل مختلفي بستگي دارد، شامل اندازه شرکت يا سازمان و پيچيدگي ساير فرايندهايي که سامانه ايآرپي بايد به‌همراه آنها پياده شود.
بازه زماني معمول
باتوجه به گزارش ايآرپي 2010 گروه مشاورين پانوراما، متوسط بازه زماني براي سازمانها جهت پياده‌سازي سامانه‌هاي ايآرپي 18.4 ماه بوده. و اين کاهش اندکي از مطالعه مشابهي دارد که پاروناما در 2009 انجام داد، و زمان پياده‌سازي را به‌طور متوسط 19.8 ماه يافته بود.
عوامل
پانوراما در مطالعه سال 2010 دو عامل را به علت پياده‌سازي اندکي سريعتر نسبت ميدهد: رکود اقتصادي براي مديريت بهتر بهره‌وري پياده‌سازي‌هاي ايآرپي بر شرکتها فشار آورده و برخي شرکتها محدوده طرح‌هاي اي‌آرپي‌شان را کاهش دادند.
پيچيدگي
در برخي صنايع، بازه زماني براي پياده‌سازي سامانه‌هاي ايآرپي طولاني‌تر است. به گفته پانوراما، در صنايع هوافضا و هواپيمايي، متوسط زمان براي پياده‌سازي ايآرپي در سال 2009 28 ماه بوده. صنايع خطوط هوايي و هوافضا به‌شدت منظم هستند، اين بدان معناست که بايد فرايندهاي کسب و کار بهتر تعريف شوند.
يکپارچگي
در يک پياده‌سازي نوعي، نرم‌افزار بايد با ساير سامانه‌هاي موجود شامل مديريت ارتباط با مشتري، مديريت زنجيره تامين، سامانه‌هاي اجراي توليد، هوش تجاري و ساير فرايندها يکپارچه شوند. اين يکپارچگي آن چيزي است که نهايتاً به طول زمان و هزينه نصب يک ايآرپي مي‌انجامد.
منابع
عوامل موفقيت پياده‌سازي ايآرپي
تکفل
سامانه‌هاي ايآرپي تقريباً همه جنبه‌هاي يک سازمان را از توليد تا خريد و از حسابداري تا بازاريابي متاثر ميکند. يکي از عوامل کليدي براي يک پياده‌سازي موفقيت‌آميز به‌صورت يک تکفل شرکتي مي‌آيد. يک تکفل شرکتي کسي را در سطح "ج" از يک شرکت (سطح مدير اجرايي) نشان ميدهد که به‌طور کامل پروژه را پشتيباني کند. نيازها و کش‌مکشهاي کسب و کار بين واحدها وجود خواهند داشت، حتي با استفاده از بهترين تلاشهاي ازپيش برنامه‌ريزي‌شده، اما با تکفل‌هاي سطح "ج" اين کش‌مکشها برمبناي آنچه براي شرکت به‌عنوان يک کل مطرح است حل و فصل ميشود.
پيش‌برنامه‌ريزي
يک پياده‌سازي ايآرپي بدون مشکل وجود ندارد، اما با پيش‌برنامه‌ريزي مناسب بسياري از مسائل را ميتوان پيش از آغاز پياده‌سازي حل و فصل کرد. پيش‌برنامه‌ريزي مستلزم نشستهاي متعدد با فروشندگان ايآرپي و گروه پياده‌سازي است. در اغلب موارد فروشنده به‌طور کامل اهداف کسب و کار شرکت را درک نميکند. در اين مرحله پيش‌برنامه‌ريزي است که فروشنده و گروه پياده‌سازي به‌طور کامل به محدوده پروژه پي ميبرند.
منابع
پياده‌سازي يک ايآرپي احتياج به تعداد زيادي از منابع دارد، اعم از مالي و انساني. هميشه داشتن يک گروه پياده‌سازي اختصاصي متشکل از گروههاي کارکردي مختلف درون سازمان مانند ام‌آي‌اس، برنامهـريزي تقاضا، حسابداري، بازاريابي و امور مالي بهترين حالت است. بدون منابع اختصاصي مرحله پياده‌سازي به سمت اتلاف وقت و سپري شدن تاريخ "اجرايي شدن" رسمي و ساير تعهدات اعضاي گروه که وارد بازي ميشوند ميل ميکند، و کارآيي اجراي پياده‌سازي را تخت تاثير قرار ميدهد.
احتياجات
روي احتياجات سازمان تمرکز نمائيد. اغلب شرکتها در جنبه‌هاي فني پياده‌سازي يا احتياجات فردي هر بخش يا گروه گرفتار ميشوند. هدف ايآرپي ارائه منابع کامل براي کل سازمان است، نه تنها يک بخش يا گروه. جنبه‌هاي فني بايد احتياجات کسب و کار را مدنظر قرار دهد و نه فن‌آوري محض رضاي خود فن‌آوري. از اهداف کسب و کار در ازاي يک پياده‌سازي فني‌تر منحرف نشويد.
طرح پروژه
طرح پروژه به‌عنوان نقشه‌راه براي پياده‌سازي عمل ميکند. يک طرح پروژه واقع‌بينانه براي يک پياده‌سازي موفق ضروري است. يک طرح پروژه واقع‌بينانه محتوايي انعطاف‌پذير دارد و تاريخهاي اتمام غيرواقع‌بينانه در طول مراحل مختلف پياده‌سازي را اجبار نميکند. طرح پروژه به‌عنوان ابزار گزارشگري براي نشستهاي هفتگي بروزرساني عمل ميکند. طرح پروژه با جاري‌ترين جداول زماني، اطلاعات منابع و بودجه بروزرساني ميشود.
منابع
چگونگي اجتناب از عدم موفقيت در ايآرپي
پياده‌سازي ايآرپي نصب و مديريت نرم‌افزار و سامانه ايآرپي را به‌طور کلي پوشش ميدهد. اينکه چگونه اين پياده‌سازي انجام ميشود اثربخشي سامانه را مشخص ميکند. اجتناب از عدم موفقيت در پياده‌سازي ايآرپي برنامه‌ريزي دقيق و تلاش يکپارچه از سوي بازيگران کليدي سازمان را نياز دارد.
دستورالعملها
1- سامانه ايآرپي مناسبي انتخاب کنيد که ويژگيهاي مناسب نيازها و اهداف شرکت را داشته باشد. در اغلب موارد، پياده‌سازي يک خدمت است که توسط فروشندگان اس‌آرپي عرضه ميشود. يک تجزيه و تحليل کامل روي هر طرح يا روش پياده‌سازي ايآرپي توسط فروشندگان بالقوه انجام دهيد.
2- يک گروه پياده‌سازي ايآرپي ذي‌صلاح و خوب-آموزش‌ديده تشکيل دهيد. اين گروه ميتواند توسط مشاوران باتجربه ايآرپي از شرکت فروشنده يا يک شرکت مشاور معتبر رهبري شود. اين گروه همچنين بايد شامل متخصصين فني و آي‌تي خانه‌زاد نيز بشود. اين گروه مسئول پاسخگويي به برنامه‌ريزي، آزمون و نگهداري نرم‌افزار و سامانه ايآرپي ميباشد.
3- يک طرح مستحکم پياده‌سازي طراحي کنيد. اين طرح اهداف را شناسايي ميکند و جزئيات فرايند پياده‌سازي را ارائه ميدهد. گروه پياده‌سازي ايآرپي و ماموران شرکت بايد در مورد تاريخهاي نصب، برنامه‌زماني و مجموع هزينه پروژه تصميم ميگيرند. اين طرح همچنين بايد مديران ايآرپي را براي نقشهاي مختلف تعيين کنند. اين مديران بايد گزارشهاي دوره‌اي درباره وظايف خاص‌شان انجام دهند.
4- ارائه آموزش کافي به پرسنلي که از ايآرپي استفاده خواهند کرد. آنها بايد نقشهاي خاص‌شان و آنچه را که مديران ايآرپي از آنها انتظار دارند درک کنند. اين آموزش همچنين بايد شامل سياستهاي آموزش و تدابير امنيتي در استفاده از سامانه ايآرپي باشد. يک مجموعه روشن از سياست‌ها مسئوليت‌پذيري و پاسخگويي را در بخشي از کارکنان ترويج ميدهد.
5- آزمون نرم‌افزار و سامانه ايآرپي را پيش از عمليات کامل انجام دهيد. اين امر ظرفيت کامل، مخاطرات و شکستهاي بالقوه را مشخص ميکند. به حوزه‌هاي مختلفي که ميتواند باعث مشکلاتي در آينده شود نگاه کنيد، از قبيل پيکربندي سامانه، کاربر دوستي و قابليت اطمينان. براي پرداختن به سناريوهاي حداکثري، از قبيل اضافه بار سامانه، دسترسي غيرمجاز و ورود داده‌هاي غيرمعتبر آماده باشيد.
6- سامانه را در فواصل زماني معين ارزيابي کنيد. ارزيابيها اثربخشي محصول ايآرپي انتخابي را اندازه‌گيري ميکند. همچنين فرصتهايي را براي بهبود و بهينه‌سازي قابليتهاي سامانه ايآرپي ارائه ميدهد. ارزيابي ميتواند ازطريق گزارشها و جلسات با مديريت و گروه پياده‌سازي ايآرپي ساخته شود.
7- يک راهبرد نگهداري بلند مدت ايجاد کنيد. اگر يک توافق‌نامه پشتيباني با فروشنده ايآرپي جهت به‌حداکثررساندن قابليتهاي سامانه ساخته شده است مناسب‌تر است. اين توافق‌نامه همچنين شامل مساعدتهاي فني در تعمير مشکلات و شکستهاي نرم‌افزاري، و همچنين بروزرساني ايآرپي همراه با ويژگيهاي جديد ميشود.
نکات و هشدارها
داشتن امکانات آي‌تي باکيفيت باعث سازگاري راحت‌تر و سريعتر کاربران با نرم‌افزار و سامانه ايآرپي ميشود. همچنين تنظيمات و بروزرسانيهاي ساخته‌شده برروي سامانه را ساده‌تر تطبيق ميدهد.
سفارشي‌سازي فرايندها و ويژگيها در برخي موارد سودمند است. با اين حال، آگاه باشيد که سفارشي‌سازي ميتواند به‌معني تغييرات و افزوده‌هاي عمده به نرم‌افزار ايآرپي باشد. اين رويه ميتواند بسيار گران‌قيمت، پيچيده و وقت‌گير باشد.
منابع
مديريت سامانه ايآرپي چيست؟
مديريت سامانه ايآرپي يک وظيفه است که مجموعه برنامه‌هاي کسب و کار يکپارچه بنام برنامه برنامه‌ريزي منابع سازماني (ايآرپي)، را مديريت ميکند. ايآرپي بيشتر يک روش‌شناسي مديريتي است تا يک نرم‌افزار – بنابراين مديريت سامانه بيشتر از اينکه فقط فني باشد عملياتي است – و پشتيبان فرايند کامل کسب و کار براي سازمان محسوب ميشود.
نقش اساسي
مديريت سامانه يک وظيفه از کسب و کار نيست بلکه يک نقش است که ابزار کسب و کار را مديريت ميکند. مانند يک مکانيک که يک ماشين را تعمير ميکند، يک مدير ايآرپي با اعمال توسعه‌ها و رفع‌اشکالهاي ارائه‌شده فروشنده بر اشکالات، از سامانه مراقبت ميکند و از زيرساخت فني که سامانه را اجرا ميکند پشتيباني ميکند.
وظايف مديريت سامانه ايآرپي
مديران‌سيستم ايآرپي کلاههاي بسياري ميگذارند. مسئوليتهاي آنها شامل موارد زير ميشود:
- عيب‌يابي مشکلات سامانه
- پشتيباني ازطريق مرکز مشاوره (هلپ‌دسک)
- مديريت امنيت
- برنامه‌ريزي‌زماني پشتيبان‌گيري از پايگاه‌داده
- برنامه‌ريزي‌زماني مديريت و نگهداري و تعميرات برقراري ارتباط
- مديريت رابطها به و از ساير سامانه‌ها
- اعمال ارتقاهاي سامانه
- کمک به نيازهاي آموزشي
مهارتهاي مورد نياز
مجموعه مهارتها براي يک مدير‌سامانه ايآرپي شامل دانش فني اينکه سامانه و زيرساخت فني که آنرا اجرا ميکند چگونه ساخته ميشود. همچنين درک اصولي از آنچه همه برنامه‌ها و ماژولها در سامانه انجام ميدهند و اينکه آنها چگونه با يکديگر يکپارچه ميشوند. همچنين يک مدير سامانه ايآرپي رابط بين صاحبان فرايند کارکردي و منابع فني صرف از قبيل مديران پايگاه‌داده و متخصصان شبکه نيز محسوب ميشود.
بهينه‌سازي سامانه
مانند يک مهندس مديريت تجهيزات کارخانه، مدير سامانه ايآرپي بر عملکرد سامانه نظارت ميکند، و کمک ميکند تا فراخواني‌ها و تغيير نيازهاي کاربران کارکردي جهت تعيين زمان روغن‌کاري چرخ‌دنده‌ها يا کوک‌کردن و تنظيم فرايندها استفاده شوند.
دروازه‌بان
برنامه‌نويسان بايد، پيش از تغيير در کد، به سراغ روالهاي مناسب مديريت‌شده توسط مدير سامانه بروند، که مسئول يکپارچگي سامانه، کنترلها و داده‌ها محسوب ميشود.
منابع
چطور از سامانه‌هاي ايآرپي استفاده ميشود
استفاده از سامانه‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازماني (ايآرپي) فراتر از نصب نرم‌افزار و دنبال کردن دستورالعملهاي درون يک کتابچه راهنماي کاربر است. سازمانها که از موفق به استفاده از قابليتهاي ايآرپي نميشوند فرصت بهبود پردازش، گزارشگري و صحت داده‌ها را از دست ميدهند. تغييرات بايد فراتر از رويه‌هاي دقيق براي ورود داده‌ها جهت شامل شدن در طرح فرايند کامل کسب و کار در سراسر حوزه‌هاي کارکردي شوند.
دستورالعملها
بيشينه‌سازي يک سامانه ايآرپي
1- فرايندهاي کسب و کار و داده‌ها را استاندارد کنيد. سامانه‌هاي ايآرپي ابزاري ارائه ميدهند جهت اينکه همه نرم‌افزارها يک تعريف داده، قواعد پردازش و استانداردهاي قالب‌بندي واحد را به‌اشتراک‌گذاري نمايند. عدم استانداردسازي، بزرگترين مزيت مدل ايآرپي را دور از دسترس ميکند.
2- کنترل پردازش را براي منبع اطلاعات، توزيع نماييد. ايآرپي به شما اجازه ميدهد تا ورود داده‌ه‌ها را گسترش دهيد و به همه بخشهاي سازمان دسترسي داشته باشيد. داده‌ها جاري‌تر، و دقيق‌تر خواهند شد، و بجاي اينکه از فردي به فردي پيش از وارد شدن به سامانه منتقل شوند يکبار رسيدگي ميشوند.
3- از توانايي‌هاي گردش-کار استفاده کنيد. سامانه‌هاي ايآرپي اغلب اوقات توانايي خودکارسازي فرايندها را با گذراندن اطلاعات به‌صورت الکترونيکي از يک نقش به ديگري دارند. تراکنشهايي که بايد بوسيله چند کاربر متاثر شوند ميتواند بلافاصله فرستاده شود، درنتيجه روند رساندن نتايج به مشتريان سرعت ميابد.
4- سامانه را با مشتريان و تامين‌کنندگاني يکپارچه نماييد به‌طوريکه آنها بتوانند دسترسي به و ارائه اطلاعات را با سرعت بيشتر و دقيق‌تر انجام دهند. اکثر فروشندگان ايآرپي ابزاري دارند که اجازه ميدهد درحاليکه پادمان يکپارچگي و امنيت داده‌ها حفظ ميشود طرفهاي بيروني با سامانه شما ارتباط برقرار کنند .
5- از ابزار تحليلي استفاده کنيد که به سازمانها اجازه ميدهد اهداف درون سامانه تراکنش را تعريف کنند و وضعيت واقعي را در مقابل اين اهداف گزارش کنند. چون ايآرپي همراه با يک مدل داده واحد عمل ميکند، گزارشگري نياز به تلاش کمتر دارد و نتايج بموقع‌تر ميشود.
6- فرايندهاي کسب و کارتان را طراحي مجدد کنيد. استفاده از فرايندها و روالهاي قديمي بهمراه يک سامانه جديد بزرگترين اشتباه بسياري از مشتريان است. فرايندهاي قديمي به احتمال زياد در حد فقدان قابليتهاي سامانه طراحي شده‌اند. سامانه‌هاي ايآرپي فن‌آوري بهتري دارد و به شما اجازه خواهند داد تا فرايندهايي را در حد نيازهاي واقعي کسب و کسب و کار طراحي نمائيد.
منابع