اواخر قرن بيستم، كسب و كار تحت تأثير سه پديده مهم تغيير شكل يافت: مشتري، رقابت، تغییر
مشتري، به دليل افزايش آگاهي و تنوع محصولات و خدمات، مشكل پسند شده و به هر کیفیت از خدمات یا محصولات رضايت نمي‌دهد.
پيشرفت تكنولوژي و افزایش توان شرکت‌ها و در عين حال کاهش هزينه‌هاي توليد، ورود به بازار عرضه را آسانتر نموده و اين موضوع میدان رقابت دشواری را پیش روی عرضه‌كنندگان قرارداده است.
سرانجام سرعت تغيير در تمام عرصه‌ها فزوني يافته و دوره عمر محصولات كاهش پيدا کرده است و مرتباً روش‌های جديد در توليد و عرضه كالا ابداع و به كار گرفته مي‌شود.
علاوه بر این پديده‌هاي تأثيرگذار، عارضه‌هائی نیز از درون، شرکت‌های تولیدی را در کشور ما تحت تأثير منفي قرار می‌دهد:
• بهره‌وری پايین به دلیل ظرفیت‌های فراوان جذب نشده ناشی از ضعف برنامه‌ریزی
• قیمت تمام شده بالا به دلیل عدم کنترل هزینه‌ها در مراحل مختلف تأمین، تولید و عرضه محصولات
• کندی به دلیل فربهی و ناکارامدی سازمان
• تصمیمهاي ناصحیح به دلیل عدم دسترسی به هنگام به اطلاعات
• بحران نقدینگی به دلیل عدم مدیریت صحیح موجودی مواد و کالا
• تأخیر در اجرای تعهدات به دلیل اختلال در تولید (ناشی از عدم تأمین به موقع مواد اولیه کیفی و ارزان و موارد مشابه دیگر).
مسائل فوق، شرکت‌های تولیدی را با چالشهای جدي مواجه نموده است، خصوصاً شركت‌های بزرگتر كه انعطاف‌پذيري كمتري براي انطباق با وضعيت جدید دارند.

یکی از مهمترین عوامل بروز مسايل فوق، فقدان زیرساخت سیستمی‌کارامد است، سیستمی که قادر باشد فرايندهای سازمان و نیز تغییرات متعدد رفتاری آنرا بصورت یکپارچه پوشش دهد، برنامه‌ریزی را ممکن سازد، کنترل را در سازمان فراگیر کند و با ساده‌سازی فرايندها، سازمان‌های لخت و کند را به سازمان‌هايی چابک و سریع تبدیل نمايد.
مدیران باتجربه در کشور ما به اهمیت این موضوع واقفند و اقدامات متنوعی را برای استقرار یک سیستم اطلاعاتی کارامد با ویژگی‌های فوق به کار بسته اند، ولی اغلب به دلايل متعدد، به نتایج دلخواه نمی‌رسند:
• به کارگیری بسته‌های نرم‌افزاری: تصور گروهی از مديران بر آن بوده است که برای غلبه بر مشکلات، کافی است فرايندهای موجود در سازمان را از طریق خرید یک بسته نرم‌افزاری آماده، مکانیزه نمایند، غافل از آن که بسته‌های نرم‌افزاري، اغلب ساختاري غير يكپارچه و همواره غير منعطف دارند و طبیعتاً نمي‌توانند نياز اطلاعاتي سازمانهاي بزرگ را كه فرايندهاي پيچيده و اختصاصي دارند، پوشش دهند. در واقع، بسته‌های نرم‌افزاری، نیازهای محدود و ابتدايي را برآورده می‌سازند.
• استفاده از تیم برنامه نویسی: برخی از مدیران به سازماندهی یک تیم برنامه‌نویسی روی آورده‌اند تا نرم‌افزاری خاص منظوره و مناسب با نیازهای سازمان خویش تولید کنند، در حالی که اجراي پروژه‌هاي خاص منظوره، علاوه برآن که بسیار پر هزینه است، کمتر به نتایج مورد انتظار می‌رسد و در صورت موفقیت نیز، در یک فرايند طولانی به ثمر می‌نشیند و با گذشت اين زمان، نیازهای سازمان تغییر یافته و نرم‌افزار توليدشده، دیگر تناسبی با نیازهای موجود در سازمان نخواهد داشت. در ضمن این نرم‌افزارها در قبال تغییرات آتی سازمان نیز مقاومند، یعنی حتی اگر نیازهای موجود را پاسخگو باشند، از پاسخگويی به نیازهای جدید عاجزند و عملاً در دراز مدت به یک عامل بازدارنده برای توسعه سازمان تبدیل می‌شوند. به عبارت دیگر گرچه در ابتدا سیستم در خدمت سازمان است، به مرور سازمان در خدمت سیستم قرار مي‌گيرد! تجربه نشان داده است پروژه‌هاي خاص منظوره هیچگاه به نتايج دلخواه نرسيده‌اند و اگر به آن نزدیک شده‌اند، به سرعت اثربخشی خود را از دست داده‌اند.
• خرید ERPهای خارجی: برخی از مدیران، ERP‌های خارجی را برای حل مشکلات خود برگزیده‌اند، به اين اميد که این ابزارها، تمام دردهای سازمان را التیام بخشند. ولی واقعیت آنست که ERP‌های خارجی برای درمان دردهایی ساخته شده‌اند که در ایران موضوعیت ندارد و در نقطة مقابل، صنایع ایران نيز، دردها و مشکلاتی دارد که در حوزة عملياتي آنها قرار نمی‌گیرد. به عبارت دیگر، فرايندها به دلیل اقتضائات اقتصادی و اجتماعی از پیچیدگی‌های نامأنوسی برخوردارند و به راحتی به قالبی که ERP‌های خارجی توصیه می‌کنند، در نمی‌آیند، بطوری که حتی شرکت‌های بزرگ تولیدکنندة ERP در دنیا نیز به این نتیجه رسیده‌اند که باید راه‌حل‌های منطقه‌ای ارائه کنند.
راه‌حلهايي نظير موارد فوق، این باور عمومی ‌را در مدیران ایجاد نموده است که استقرار یک سیستم اطلاعاتی، در کشور ما اقدامی ‌بی‌نتیجه و کم‌اثر است، خصوصاً سیستم‌های ERP در میان مدیران، خوش‌نام نیست و یک راه‌حل کاملاً دست نیافتنی تلقی می‌شود.
به نظر می‌رسد بتوان ریشه این تلقی را در یک معادله ساده‌انگارانه جست: سیستم کارامد = نرم‌افزار کارامد!
یعنی برای حل بحران، کافی است از طریق خرید بسته‌های نرم‌افزاری و یا تدارک یک ERP خارجی، وضعیت موجود را مکانیزه نمود و به تمام مشکلات پایان داد.

نکته بسيار مهمي که باید بدان دقت نمود، آن است که مکانیزه کردن سیستم‌های موجود راهکاری برای حل بحران نیست و نه تنها منجر به رفع مشکلات نمی‌شود، بلکه در اغلب اوقات وضع را بدتر می‌کند. این اتفاقی است که اواخر قرن گذشته در کشور ايالات متحده رخ داد؛ در شرايطی که صنایع این کشور، در مقابل صنایع کشورهای شرقی مانند ژاپن در حال ورشکستگی بودند، مديران صنايع گمان کردند با اتوماسیون سیستم‌های خود می‌توانند از نابودی نجات یابند ولی علیرغم سرمایه‌گذاری عظیم شرکت‌های آمریکائی، نتیجه مورد انتظار حاصل نشد. در این دوران آقای مایکل همر در سال 1991 با ارائه مقاله‌ای تحت عنوان اتوماسیون کافی است، فعالیت‌های فاقد ارزش را حذف کنید، مهندسی مجدد فرايندهای کسب و کار (Business Process Reengineering) را با نگاهی فرايندمحور به سازمان، مطرح و بیان نمود اتوماسیون در سازمانها بدون بازطراحی فرايندها کاری بیهوده است و بايد با تمركز بر مأموریت هر فرايند و با اتکا بر فناوری‌هاي اطلاعاتي، ساختارهای وظیفه‌گرا را به سازمان‌های فرايندگرا تبدیل نمود، فعالیت‌ها و پیچیدگی‌های فاقد ارزش را حذف کرد و با واگذاری کنترل‌های داخلی به سیستم، ضمن کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت، فرايندها را روان و چابک و به عبارت ديگر، فاصله بین اطلاعات و تصمیم‌گیری را کوتاه نمود.
در حقيقت، مهم آنست که فرايندها در هر سازمان، باید اختصاصاً و متناسب با نیازهای آن سازمان طراحی شوند (نمی‌توان فرايندها را از یک سازمان به سازمان دیگر نسخه‌برداری کرد) زیرا برای طراحی کارامد فرايندها، مؤلفه‌های زیادی باید مد نظر قرار گیرد، از قبیل ابعاد سازمان، پراکندگی جغرافیايی، فرهنگ سازمانی، ثبات مدیریت، منابع تکنولوژیکی، ساختار سازمانی، سازمانهای غیررسمی، میزان رقابتی بودن بازار، موقعیت سازمان در بازار، سن سازمان، قوانین حکومتی، استانداردها و ... . به عبارت دیگر، مهندسی مجدد فرايندها، راه‌حلی کاملاً اختصاصی برای مشکلات کاملاً اختصاصی سازمان‌هاست و برخورد گروهی و کلیشه‌ای در بازطراحی فرايندها، امري ناصواب است و در اکثر موارد موجب به هم ریختگی اوضاع می‌شود. حتی در ادوار مختلف عمر یک سازمان نیز باید فرايندها را بطور متناسب بهبود بخشيد.

شرکت سندپرداز، در سال‌های اخیر، سیستم فرايندی سندپرداز موسوم به SERP را به عنوان ابزاری کارامد و مکمل BPR، براي شرکت‌های تولیدی متوسط و بزرگ ارائه نموده و با کمک آن، بیشترین تعداد پروژه را در صنایع مختلف از قبیل شیمیایی و پتروشیمی، کاغذسازی، قطعه‌سازی، چینی و سرامیک، تبدیلی کشاورزی، غذايی و دارويی، فلزی و ...، با موفقیت به انجام رسانده است. سیستم فرايندی سندپرداز، یک سیستم اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیم است که اطلاعات و فرايندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان را در داخل واحدهای سازمانی و بین آنها و هم‌چنين روابط اين واحدها را با خارج سازمان، یکپارچه می‌کند و مجهز به ابزاری به نام فرايندسازخودکار (Auto-Process-Builder) مي‌باشد که طراح ارشد سیستم را قادر می‌نمايد با ترسیم فرايندها، یک سیستم اطلاعاتی متناسب با نیازهای سازمان را به ساده‌ترين شکل ممکن آماده سازد.

توانمندی‌ها و وجوه تمایز SERP
مجموعه ویژگی‌هاي ذيل، سیستم فرايندی سندپرداز را از جهات مختلف، از سایر ابزارها متمایز می‌نمايد:
فرايندگرايی: SERP نگاه ویژه‌ای به مفهوم فرايند دارد و با شناسايی فعالیت‌ها و توالی و ارتباط منطقی بین آنها، توصیف افقی (فرايندی) از سازمان را جایگزین توصیف عمودی (وظیفه‌ای) می‌نماید.
انطباق‌پذیری: SERP از قدرت فوق‌العاده‌ای در انطباق با نیازهای سازمان برخوردار است.
توسعه‌پذیری: در SERP امکان حرکت تدریجی به سمت فرايندهای مطلوب وجود دارد و می‌توان سیستم اطلاعاتی را به مرور گسترش داد (استقرار حلزونی)، در حالیکه در سایر راه‌حل‌ها، این نوع توسعه امکانپذير نیست.
تغییرپذیری: بسياري ابزارها حتی اگر در یک دوره پاسخگوي نيازهاي سازمان باشند، جوابگوی نیازهای جدید سازمان نخواهند بود. SERP در مقابل تغییرات، يک سيستم خوش‌رفتار است و اين امکان را فراهم مي‌آورد که همپای تغییر در نیازهای سازمان، تغییرات در سیستم نيز اعمال شود، بدون آن که سابقه اطلاعات نابود یا مخدوش گردد.
فراگیری: SERP فرايندهای اصلی سازمان را از قبیل فروش و بازاریابی، خرید و تدارکات، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، فنی و فرايندهای مالی، بطور کامل و بدون گسستگی پوشش می‌دهد.
اتصال‌پذیری: SERP قادر است با سیستم‌های خارج از سازمان تبادل اطلاعات نماید. این تبادل از قبیل اخذ سفارش از مشتری و درخواست خرید از تأمین‌کنندگان است. به عبارت دیگر، ممکن است قسمتی از فرايند، خارج از سازمان اجرا گردد.
برنامه‌ریزی: در SERP به دلیل اطلاع به هنگام از ظرفیت منابع و استانداردهای تولید، امکان برنامه‌ریزی دقيق وجود دارد.
دوران گذر: علاوه بر طراحی صحیح فرايندها، ترسیم نقشه راه برای رسیدن به فرايندهای مطلوب مورد نیاز است. زیرا فرايندهای جدید باید بدون اختلال در امور، جایگزین فرايندهای جاری گردند و این اقدامی‌ پیچیده است که با استفاده از قدرت توسعه‌پذیری سیستم فرايندی سندپرداز می‌توان آن را مدیریت نمود.
غلبه بر مقاومت سازمانی: یکی از مهمترین دلايل مقاومت سازمانی در مقابل تغییر سیستم، آنست که مدیران میانی و کاربران، تمايل چنداني به پذيرش سیستمی‌که در طراحی آن نقش نداشته‌اند و به آنان تحمیل شده است، ندارند. بخشنامه‌های اداری که توسط مدیران ارشد برای استقرار سیستم جدید صادر می‌شود، نه تنها منجر به موفقيت استقرار سیستم نخواهد شد، بلکه عموماً نوعی نگرش منفی و مقاومت نامطلوب ناشی از تحمیل سیستم جدید نيز در کاربران و مدیران میانی ایجاد می‌نمايد. راه غلبه بر مقاومت سازمانی، مشارکت دادن کاربران در فرايند طراحي و استقرار سيستم است. سیستم فرايندی سندپرداز به دلیل خصوصیات پارامتریک، قادر است فضای تعاملی و مشارکتی بسیار مناسبی ایجاد نماید که در آن مدیران و کاربران، با طرح خواسته‌های خود و برآورده شدن آن توسط سیستم، به نحو مطلوبی مشارکت فعال داشته باشند.

فرآیند ساز خودکار سندپرداز (SanadPardaz Auto Process Builder) ابزاری نرم افزاری است که طراح ارشد سیستم را قادرمیسازد تا با ترسیم فرآیندهای سازمان سیستم راتنظیم نماید . در واقع با استفاده از این ابزار، میتوان یک سیستم جامع اطلاعاتی را کاملا منطبق بافرآیندهای سازمان تنظیم کرده و بصورت مستمر تغییر رفتار فرآیندهای سازمان را در آن لحاظ نمود.
برای آشنائی بیشتر با طرز کار فرآیند ساز خودکار ، فرض کنیم میخواهیم سیستم را مطابق با فرایند زیر آماده نمائیم.

برای معرفی درخواست مشتری به عنوان فعالیت آغازین (Start Point) ، این فعالیت را به فرآیندساز خودکار معرفی میکنیم. پس از تعریف این فعالیت در فرایندساز خودکار ، کاربر قادر است از این فعالیت در سیستم سفارشات بهره برداری نماید. اگر این فعالیت از ویژگیهائی برخوردار است ، میتوان از طریق تغییر در تنظیمات ، آن ویژگیها را در سیستم تعبیه نمود. فرض کنید شماره درخواست مشتری و تاریخ مورد نیاز کالا و نوع بسته بندی کالا نیز باید در فعالیت درخواست مشتری ثبت گردد. در اینصورت فرم مربوط به شکل زیر خواهد شد:
فعالیت بعدی در فرآیند فروش مورد نظر، صدور پیش فاکتور است. این فعالیت و ارتباط آن با فعالیت ماقبل (فعالیت پدر) در فرآیندساز خودکار تعریف میشود. پس از تعریف این فعالیت در فرآیندساز ، کاربر قادر به صدور مکانیزه پیش فاکتور بر اساس درخواست مشتری میباشد به این ترتیب که با زدن کلید F2 ، سیستم کلیه درخواستهای مشتری که برای آنها پیش فاکتور صادر نشده است را در کارتابل کاربر قرار میدهد: با این مکانیزم، می توان یک فرآیند را هر چقدر طولانی به سیستم معرفی نمود.
همچنین از نظر تعداد فرآیندها، محدودیتی برای سیستم وجود ندارد. این امکان ، سیستم را قادر می سازد برای یک موضوع، فرآیندهای متعددی پیش بینی نماید. مثلا ممکن است خرید و تدارکات در یک شرکت فرآیندها متعددی داشته باشد:
• خرید مواد بر اساس برنامه
• خرید مواد به صورت موردی
• خرید مواد به صورت اضطراری
• سفارشات خارجی
• خرید از محل تنخواه
• خرید قراردادی
• خرید ماشین آلات
• خرید اثاثه
• خرید قطعات فنی
• خرید ملزومات اداری
• خرید خدمات (مانند رستوران یا ایاب و ذهاب)
• تعمیرات خارج از شرکت
• خرید خدمات کارمزدی (مانند آبکاری یا ساخت جعبه جهت بسته بندی)
بدیهی است هر یک از فرآیندهای فوق ، روالها و آئین نامه های خاص خود را دارد که لزوما شباهتی به هم ندارد.
همچنین هر فعالیت که دارای تاثیرات ریالی باشد ، سند خودکار آن توسط فرآیند ساز به سیستم معرفی می گردد. اسناد صادر شده توسط فعالیها ، تنها از منشا صدور قابل تغییرند تا سیستم قادر باشد همخوانی اطلاعات را تضمین نماید. در صورت نیاز به تغییر در فرآیند ، کافی است تغییر توسط فرآیندساز به سیستم معرفی گردد. از لحظه تغییر، فرآیند به شکل جدید معتبر خواهد بود بدون آنکه سابقه اطلاعات دستخوش تغییر گردد. همچنین به هنگام تعریف فعالیت در فرآیندساز ، امکان تعریف شرائط معتبر بودن فعالیت نیز به سیستم معرفی می گردد. برای مثال در هنگام درخواست خرید کالا، سیستم کنترل می کند آیا از کالا مورد نظر یا مشابه آن مقدار مازاد در انبار وجود دارد یا خیر و اگر وجود دارد درخواست خرید کالا را با پیغام مناسب، غیر مجاز اعلام می دارد.

سیستم فرايندی سندپرداز، برای شرکتهای تولیدی و بازرگانی با ابعاد متوسط و بزرگ طراحی شده است و تمامی‌عرصه‌های ستادی و عملیاتی این شرکتها را در بر می‌گیرد. اين حوزه‌ها، به اختصار در جدول زير مشاهده مي‌شود:

استقرار حلزونی عبارست از توسعه تدریجی (از هسته به پوسته) فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیند مطلوب.
برای مثال فرض کنید در یک شرکتی فرآیند مطلوب به شکل زیر است:
که در آن بر اساس هر قرارداد چند برنامه تحویل صادر می شود و بر اساس برنامه تحویل های ثبت شده و دوره تولید و دوره تدارک کالا سیستم به صورت هوشمند اقدام به صدور برنامه تولید ( به عنوان نقطه شروع فرآیند تولید) و درخواست خرید (به عنوان نقطه شروع فرآیند خرید) می نماید.
حال فرض کنید شرکت مورد نظر در وضعیت فعلی از سیستم های تک کاربره برای انبار و حسابداری مالی استفاده می نماید. طبیعی است آماده سازی نرم افزار با فرآیند فوق و در یک مرحله، برای این مجموعه عملی نیست و اگر عملی باشد پر هزینه و پر ریسک است.
قدم اول در استقرار حلزونی ، در اختیار گرفتن شاهرگ اطلاعاتی شرکت یعنی انبار و حسابداری مالی است. برای این منظور اقدامات زیر به ترتیب باید انجام شود:
1. انتقال کدینگ کالا از سیستم قدیم به سیستم جدید
2. انتقال اطلاعات موجودی اول دوره
3. طراحی فرآیند فروش در حد نمودار مقابل:
4. راه اندازی سیستم با فرآیند فوق و تطبیق و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم
در مرحله بعد سیستم حسابداری مالی نصب و اقدامات زیر صورت می گیرد: 1. بازنگری در سر فصل حساب ها
2. ورود سر فصل حساب ها به سیستم
3. تطبیق حساب و صدور سند افتتاحیه
4. راه اندازی سیستم و صدور سند و مقایسه اطلاعات با سیستم قدیم
در مرحله بعد می توان فرآیند را ارتقا داد. اقدامات در این مرحله به شرح زیر است:
1. تعیین تاریخ مشخص برای آغاز صدور فاکتور توسط سیستم جدید
2. تعیین تحویل هائی که باید توسط سیستم جدید فاکتور شود
3. تنظیم سندزنی خودکار
مراحل بعدی تکامل فرآیند به شکل زیر خواهد بود:





که در نمودار فوق فرآیندهای تولید و فروش نیز به نوبه خود گسترش می یابند.

نکات ضروری در به کارگیری استقرار حلزونی
• تکمیل تدریجی فرآیندها در چند فاز تا رسیدن به فرآیندهای مطلوب
• تعریف دقیق هر فاز و نتایج مورد انتظار
• الویت بندی فازها براساس:
o فرآیندهائی که اثر روانی وسیعی دارند و مشکلات اساسی و فوری سازمان را حل می کنند
o فرآیندهائی که کاربران و مدیران با انگیزه تر دارند
o فرآیندهائی که شاهرگ اطلاعاتی سازمان را در اختیار می گیرند
• کوتاه کردن طول دوره هر فاز به گونه ای که نتایج مورد انتظار در سه تا شش ماه نمایان گردد
• اجتناب از آغاز هر فاز پیش از تثبیت فاز قبل
• توسعه افقی و عمودی سیستم ها

نکات ضروری در به کارگیری استقرار حلزونی
بدیهی است اجرای سناریوی فوق تنها در صورتی عملی است که نرم افزار از توانائی ها و ویژگی های خاصی برخوردار باشد:
1. فعالیت محور (activity base) به جای فرآیند محور (Process Base)
ساختار نرم افزار باید فعالیت محور باشد و نه فرآیند محور. بنابراین نرم افزارهائی که بر مبنای مخزن فرآیند (Processes Pools) طراحی شده اند مناسب نیستند.
2. تغییر در صفات فعالیت
تکامل در فرآیند معمولا مقارن است با تکامل در فعالیت. پس ابزار باید قادر به تغییر در صفات فعالیت باشد.
3. تغییر در شکل ارتباط فعالیت ها با یکدیگر
به مرور و با تکامل فرآیند، سایر صفات فرآیند از قبیل کنترل ها و محاسبات نیز باید متناسبا تکامل یابند.
4. نگهداری سابقه اطلاعات
یکی از مهمترین عوارض تغییر در سیستم های اطلاعاتی ، تخریب و نابود شدن سابقه اطلاعات است. نرم افزار مورد استفاده باید قادر باشد بدون تخریب اطلاعات گذشته، تغییرات را اعمال نماید. خصوصا توجه به تاثیرات جانبی تغییرات در حوزه مالی و کنترل های داخلی بسیار اهمیت دارد.

نتایج استقرار حلزونی
استقرار حلزونی ERP نتایج فوق العاده ای دارد:
1. کاهش هزینه - نمودار هزینه و سطح اتوماسیون به شکل مقابل است:
با توجه به افزایش نمائی هزینه ها، بدیهی است توسعه حلزونی در عمل با هزینه بسیار کمتری انجام می شود.
2. بازدهی سریع - اجرای حلزونی ERP باعث می شود نتایج پروژه به سرعت دیده شود. این موضوع خصوصا در دوره اعتماد سازی بسیار مفید است.
3. کاهش ریسک - فاز اول پروژه فرصت مناسبی است که اگر هر یک از طرفین (سازمان یا مجری) توانائی اجرا را ندارد با کمترین عارضه موضوع خاتمه یابد.
4. کاهش مقاومت سازمانی - استقرار حلزونی ERP در مقایسه با اجرای فراگیر آن با مقاومت سازمانی کمتری مواجه است.
5. کاهش تنش - اگر فاز اول به خوبی اجرا گردد، اعتماد و شناخت ایجاد شده، سرمایه مغتنمی است که تنش اجرای فازهای بعد را کاهش می دهد.
6. کاهش زمان - گرچه در بدو امر به نظر می رسد استقرار حلزونی موجب اتلاف وقت و کندی استقرار ERP در سطح قابل قبول است ولی در عمل اینطور نیست، زیرا در صورتی که فاز اول به درستی به انجام رسد، آمادگی لازم در سازمان برای اجرای سریع فازهای بعد ایجاد شده و از سوی دیگر، ابزار نیز از زیرساخت مناسب برای تکامل برخوردار می شود.
7. بروز نیازهای نهفته و افزایش بلوغ فرآیند - در استقرار حلزونی، فرآیندها از پختگی و بلوغ بیشتری برخوردار می شوند زیرا واقعیت امر آنست که در ابتدای کار، سازمان قادر نیست فرآیندهای مطلوب خود را کاملا شناسائی کند، استقرار تدریجی ERP به بروز نیازهای نهفته و پختگی بیشتر فرآیند کمک می کند.
8. افزایش ثبات - در صورتی که در فازهای اول، شاهرگ اطلاعاتی سازمان تحت کنترل قرار گیرد، حاشیه امنیتی مناسبی برای پروژه ERP ایجاد می نماید و ثبات سیستمی بیشتری برای سازمان در مقایسه با اجرای یکباره ERP ایجاد می نماید.
9. بهبود مستمر - باید پذیرفت که سازمان موجودی زنده است که در مقابل تغییرات محیطی واکنش نشان می دهد و این در عمل به معنای تغییر و بهبود مستمر در فرآیندها و در نتیجه در ERP استقرار یافته در سازمان است و این یعنی تداوم روند تکاملی فرآیند و استقرار حلزونی.
10. خصلت بهمنی - شاید مهمترین مزیت استقرار حلزونی را بتوان با عنوان خصلت بهمنی نام برد. یعنی است هسته اولیه سیستم را ایجاد و آنرا در یک شیب مناسب قرار داد. عملا سیستم با حرکت ناشی از نیروی درونی خود، توسعه می یابد و کامل می شود. واقعیت اینست که با استقرار فازهای اولیه، اگر به درستی انجام شود، در سازمان علاقه و انگیزه زیادی برای افزایش اتوماسیون، کنترل ها و اخذ گزارش های تحلیلی از طریق تکمیل فرآیندها ایجاد می گردد.

• مانیتورینگ و ردگیری: SERP يك سيستم فرايندگرا است كه به دليل ثبت فعاليت‌هاي مرتبط با يك فرايند و درك پيوندهاي منطقي بين فعاليت‌ها، امكان مانيتور كردن فرايند‌ها را بوجود مي آورد، به گونه‌ای که کاربر هنگام ارتباط با سیستم، از فعالیتهایی که در کارتابل او قرار گرفته آگاه گشته، و قادر به پيگيري پيشرفت هر فرايند خواهد بود. مثلاً مسؤول سفارشات می‌تواند کنترل نماید که یک سفارش خاص، در چه مرحله‌ای است، چه تعداد از اقلام اين سفارش تولید شده و چه تعداد باقی مانده است و مقدار باقیمانده در چه زماني تحویل خواهد شد.
• اعتبارسنجی فعالیت‌ها: برای انجام موفقيت‌آميز هر فعالیت، ممکن است علاوه بر لزوم اتمام فعالیت‌های ماقبل و رعایت توالی عملیات، کنترل‌های دیگری نیز ضروري باشد. مثلاً برای صدور حوالة فروش، ممکن است لازم باشد سقف اعتباری مشتری سنجیده شود، و فرضاً اگر سقف اعتباری مشتری پر شده باشد، سیستم با هشدار مناسب از صدور حواله فروش خودداری نماید. با استقرار SERP کلیه کنترل‌های مورد نیاز، بصورت درون‌زا و لحظه‌ای توسط سیستم اعمال می‌گردد.
• روزآمدی اطلاعات: در سیستم فرايندی سندپرداز، تقریباً تمام اسناد حسابداری توسط سیستم صادر می‌شود و سیستم برای حفظ سازگاري اطلاعات بین عملیات صورت‌پذيرفته و ثبت رکوردهاي مالی مرتبط، از تغيير اسناد خودکار توسط کاربر، جلوگیری نموده و هرگونه اصلاح و تغییر را (مادامی که اسناد توسط واحد مالی تأيید نشده است) از مبدأ الزام می‌دارد.
• تغییرپذیری: یکی از ویژگی‌های بسيار برجستة سیستم فرايندی سندپرداز، قدرت تغییرپذیری آنست. چرا که ارزش يک سيستم اطلاعاتي در دوران حاضر، ارتباط مستقيم با قابليت انطباق آن در مقابل تغییرات آتي دارد و این مهم در گرو تغییرپذیری سیستم در قبال تغییر در فرايندهاي سازماني است. تغییرپذیری سیستم فرايندی سندپرداز، امکان قدرتمندی است که بهبود مستمر سيستم را ممکن ساخته و توسعه پلکانی را میسر می‌سازد.
• مدیریت بر فرايندها: پایش فرايندها از طریق مقایسه عملکرد واقعي سازمان در انجام فرايندها با شاخص‌های مورد انتظار، سازمان را در مدیریت بر فرايندها و بهبود پيوستة آنها یاری می‌دهد. SERP به دلیل ساختار فرايند محور، عملکرد سازمان را در اجراي فرايندها، بصورت دائمی، ارزيابي و گزارش می‌نماید. مثلاً اگر یک مدیر، تمايل به اطلاع از پاسخ اين سؤال داشته باشد که آیا در واحد فروش، درخواست‌های مشتریان با سرعت مناسب و تعریف‌شده تبدیل به پیش فاکتور می‌شود یا خیر، سیستم فرايندی سندپرداز قادر است، با محاسبة میانگین فاصله، بین تاریخ پیش فاکتورها و تاریخ درخواستهاي مشتريان، زمان اجراي فرايند را گزارش و نمودار مربوط را ترسيم نماید. SERP قادر است، شاخص‌های مختلفی از قبیل درصد تحقق اهداف، هزینه اجراي فرايندها، نسبت خوش قولی و تعهد و امثال آنرا بطور پيوسته، ارزيابي و گزارش نمايد.
• یکپارچگی و سازگاري اطلاعات: SERP به دلیل پوشش افقی سازمان (پوشش فرايندی)، يكپارچگي اطلاعاتي سازمان را تضمين مي‌كند. هر زيرسيستم SERP، اطلاعات خود را در پايگاه داده‌هاي واحد ثبت مي‌نمايد و به هنگام نياز، اطلاعات مورد نياز را عيناً از همان پايگاه داده‌ها دريافت مي‌کند. در واقع در SERP، افزونگي داده‌ها وجود ندارد و مغايرت بين زير سيستمها از بین رفته، سازگاري اطلاعات تضمين مي‌گردد.

لایة قیمت تمام شدة سیستم فرايندی سندپرداز، متولی انجام محاسبات بهای تمام شده محصولات است که بر اساس مبانی از پيش تعريف شده و با استناد به عملیات واقعی صورت پذيرفته (با کمترین دخالت کاربر) به انجام می‌رسد. اين سيستم قادر است با اتکا به کنترل‌های داخلی و در دوره‌های محاسباتی یک ماهه، ضمن تجزیه بهای تمام شده محصول در مراکز مختلف به تفکیک مواد، دستمزد (ثابت و متغیر) و سربار (ثابت و متغیر)، انحرافات از استاندارد را نیز بصورت کامل گزارش نماید.

یکی از عوامل شکست سازمانهای موفق ، پایبندی سنتی سازمان به فرآیندهائی است که زمانی کارآمد بوده اند ولی به مرور و با تغییر شرائط ناکارآمد شده اند و سازمان برای طراحی مجدد آن تدبیری نیندیشیده است. به عبارت دیگر در ابتدا سیستم در خدمت مدیریت بوده است و به مرور مدیریت در خدمت سیستم قرار می گیرد!
به عبارت دیگر مهندسی مجدد فرآیندها و استقرار یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به تنهائی کافی نیست. بلکه باید تدابیر لازم برای بهبود مستمر فرآیندها همزمان با تغییر در نیازها اندیشیده شود تا از کهنگی و ناکارآمد شدن تدریجی سیستم جلوگیری شود. بدیهی است سازمانهائی ماندگارترند که از فرآیندهای کارآمدتری برخوردار هستند. بهبود مستمر تنها از طریق اخذ راهکارهای سیستمی امکانپذیر خواهدبود یعنی سازمان ها بايد فرايند هاي خود را بصورت اختصاصي و بر اساس شرايط درون سازماني و برون سازمانی طرحريزي کنند و بتوانند براي اعمال تغييرات بعدی آماده باشند.
شرکت سندپرداز اتمام پروژه استقرار را آغازی بر تعهدات خود برای همکاری نزدیک با کارفرما جهت تحلیل نیازهای جدید و بهبود مستمر فرآیندها می داند و معتقد است تنها با اخذ راهکارهای سیستمی و تعامل با مدیران و کاربران می توان از کهنگی و ناکارآمد شدن تدریجی سیستم جلوگیری نمود.
همچنین شرکت سندپرداز با ارائه V-Support تلاش نموده است خدمات پشتیبانی را از راه دور و به صورت On Line ارائه نماید.